#045 📈 El kaizen y las 5S: profundizando en el poder del 1%
El mundo que ignoramos, grabación del encuentro y la fealdad del mundo
Durante la Segunda Guerra Mundial, Japón quedó completamente destruido. Estados Unidos, que quería evitar una posguerra desastrosa, se esforzó por reconstruir el país nipón. Y como parte de sus esfuerzos, enviaron expertos que pudiesen introducir en la industria japonesa las técnicas de control de calidad que ya empezaban a usarse en Estados Unidos.
De la aproximación racional occidental, la tradición filosófica oriental y el afán de superar el desastre de la guerra, nació la corriente que da nombre a este proyecto: el kaizen.
En japonés, kai (改) significa cambio, zen (善) significa mejor. El kaizen (改善) es la mejora continua. Una metodología que, aunque nace en el mundo empresarial y la gestión de la calidad puede aplicarse a nivel personal.
El máximo representante del kaizen es Toyota. La idea era simple: cada vez que detectemos un área de mejora, por pequeña que sea, parar y pensar cómo hacerlo mejor. Esas mejoras se fueron acumulando en el tiempo y terminaron teniendo un gran impacto. Toyota pasó de fabricar 300 automóviles en 1950 a más de 9 millones en 2007, convirtiéndose en el mayor fabricante mundial.
Creemos que para mejorar necesitamos una idea radical. Tan radical que terminamos paralizados porque nos chocamos contra un reto demasiado titánico. La ventaja de los pequeños cambios es que son más fáciles de implementar. Lo normal es menospreciarlos, pero solo hace falta un pequeño cálculo para darnos cuenta del poder transformador de incorporar pequeños cambios: si mejoramos un 1% durante un año, terminaremos el año 36 veces mejor de lo que lo empezamos.
Si eres de los que lleva desde los comienzos, esto te sonará del primer episodio del podcast. En ese episodio, compartimos ideas clave para poner en práctica el kaizen:
Cambiar la forma en la que marcas tus objetivos, enfocándonos no en a dónde queremos llegar sino en lo que hacemos hoy para mejorarlo.
Cambiar la forma en la que diseñas tu estrategia, evitando las fórmulas mágicas y los planes completísimos y detallados para hacerlo un poco mejor cada día.
Para profundizar un poco más en esta filosofía de mejora y aprendizaje continuo, vamos a conocer una de sus herramientas principales: las 5S.
Las 5S
Las 5S es una de las principales herramientas dentro del sistema de producción de Toyota. Está dirigida a talleres pero tiene ideas aplicables a cualquier lugar de trabajo. Incluido tu escritorio que, si se parece al de Jaime, estará lleno de cosas absurdas y mal organizadas — por más que se las apañe para que nunca salgan en los vídeos.
Seiri (整理): clasificar
Identifica los elementos que son innecesarios en tu trabajo para desprenderte de ellos, evitando que vuelvan a aparecer. Comprueba también que dispones de todo lo necesario para hacer bien la tarea que tienes entre manos.
Esta primera etapa se parece al esencialismo, esa corriente que resumimos en la serie sobre productividad con el lema “menos, pero mejor”. Y es que muchas veces lo que nos impide mejorar es lo que ya hacemos, que nos distrae de lo que verdaderamente podríamos hacer.
Para evitar dedicar tiempo a lo que no deberíamos, tenemos que organizar el material de trabajo en base a su uso, dejando lo que usamos todos los días a simple vista y lo que apenas usamos guardado en un sitio al que podamos acudir cuando lo necesitemos. Así, el lugar de trabajo está despejado y preparado para la siguiente etapa.
Seiton (整頓): ordenar
Ahora que ya nos hemos desprendido de todo lo que no vamos a usar, hay que ordenar lo que sí vamos a usar para que sea fácil y rápido de encontrar, utilizar y reponer.
Aquí el lema es «un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar». El objetivo es evitar la pérdida de tiempo y de energía. Una idea es hacer obvia la colocación para no tener que pensar en ella cada vez que lo necesitas; por ejemplo, guardar los cables siempre en la misma caja o tener un espacio fijo para el portátil.
Seisō (清掃): limpiar
Después de eliminar lo innecesario y ordenar lo necesario, toca limpiar. No es solo una cuestión de higiene. Cada vez que eliminamos el polvo o revisamos una herramienta, estamos observando su estado, detectando posibles fallos y previniendo errores futuros.
En la práctica, esto significa dedicar tiempo a revisar procesos, no solo a mantenerlos en marcha. Revisar cómo hacemos las cosas limpia nuestros hábitos de lo innecesario. Una revisión semanal o mensual de lo que hacemos puede marcar la diferencia en esa guerra que luchamos contra la entropía. Además de ser una muestra del respeto que tenemos por lo que hacemos.
Seiketsu (清潔): estandarizar
Consiste en crear reglas simples que nos ayuden a mantener el orden y la limpieza sin tener que decidirlo cada vez. En Toyota, se traduce en procedimientos visuales y normas claras. En nuestro día a día, puede ser tan sencillo como reservar un bloque fijo de tiempo para organizarnos el día, definir un formato estándar para los nombres de archivos o tener un ritual para cerrar la semana.
El acto de estandarizar elimina la fricción y eleva la calidad de lo repetitivo, y libera nuestra mente para dedicarla a las situaciones novedosas.
Shitsuke (躾): disciplina
La disciplina cierra el círculo. Implica compromiso con la mejora continua, mantener las otras cuatro S incluso cuando nadie mira. Solo manteniendo las mejoras en el tiempo podremos alcanzar la magia del interés compuesto. Porque sin la disciplina, vuelven a invadir nuestra vida lo innecesario, el desorden, la suciedad y la falta de procedimiento, con la pérdida de calidad y de preciados recursos cognitivos que ello implica. La entropía, vamos.
Por eso el kaizen, más que un método, es una actitud. La actitud de preguntarnos cada día cómo el mundo que nos rodea podría ser un poquito mejor y actuar en consecuencia.
🎙️ Episodio de la semana: #247 El mundo que ignoramos: presencia, concentración y atención
En el episodio de esta semana hablamos del poder de la atención. Y de paso:
🐦 El canto más triste del mundo
🎻 Un Stradivarius en el metro
👻 Sonidos fantasmas
🧟 La fealdad del mundo
➕ Y mucho más
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📼 Ya está disponible la grabación del encuentro de este mes en el que hablamos del libro 📚«Una habitación propia», de Virginia Woolf, la película 🎬 Munich (2005), de Steven Spielberg y el debate ❓¿Libertad o seguridad? Puedes ver la repetición aquí.
🤔 Ainhoa Pérez comparte una interesante teoría que propone que los conflictos personales podrían tener su origen en una confusión básica. Descúbrela aquí.
🇨🇳 ↔️ 🇯🇵 Fernando Garcia-Quismondo comparte un par de artículos que escribió sobre la relación entre el chino y el japonés. Un viaje de ida y vuelta.
🤖 Juan comparte un par de cuentos de ciencia ficción, uno de Asimov y otro de Arthur C. Clarke, para asomarnos al futuro. Descúbrelos aquí.
⚜️ Recomendación de la semana: How Did The World Get So Ugly?
Este corto que anda estos días por internet es una buena reflexión sobre cómo nuestra sociedad ha preferido la comodidad o la riqueza a la belleza hasta un punto del que no somos conscientes.